¿Cuándo conviene automatizar un proceso operativo en las empresas?
La automatización ofrece a las organizaciones la posibilidad de reducir tiempos, optimizar recursos y mejorar sus operaciones diarias. Sin embargo, implementar tecnología sin haber identificado correctamente el problema puede conducir a inversiones costosas que no generan los resultados esperados.
Esta fue una de las principales reflexiones abordadas en la segunda edición de EPGUTP Talks, un espacio de conocimiento aplicado organizado por la Escuela de Postgrado de la Universidad Tecnológica del Perú para acercar a estudiantes y profesionales los aprendizajes de líderes empresariales. En esta oportunidad, Bruno Murga, director de Innovación y Omnicanalidad de Farmacias Peruanas, presentó la conferencia «Automatiza lo que duele, no lo que brilla». Durante su intervención, explicó que muchas organizaciones se concentran en una herramienta digital antes de comprender la necesidad de fondo que deben resolver.
“Muchas veces nos enamoramos de una solución antes de haber entendido realmente cuál es el problema”, señaló Bruno Murga. Según explicó el ejecutivo, la incorporación tecnológica no debería ser el punto de partida de una decisión corporativa. En cambio, debe ser la consecuencia de haber identificado un requerimiento, evaluado distintas alternativas y comprobado con evidencia cuál de ellas genera un valor real.
¿Cómo validar la necesidad de tecnología antes de invertir?
Para ilustrar este escenario, el ponente de EPGUTP Talks compartió el caso de una empresa que buscaba automatizar la preparación de sus pedidos. La firma suponía que reducir el tiempo de entrega le permitiría incrementar sus ventas. Sin embargo, antes de realizar el desembolso económico, era necesario validar si la rapidez era un atributo determinante para los clientes. Aparte de esa evaluación, también resultaba indispensable analizar si existían alternativas más sencillas, como rediseñar el proceso, incorporar un segundo turno de trabajo o tercerizar parte de la operación.
A partir de estas experiencias reales de negocio, el especialista planteó una metodología estructurada en cinco etapas para guiar la toma de decisiones:
- Identificar el problema: Determinar qué está ocurriendo en la operación, cuál es el impacto exacto para la empresa o el cliente y qué indicador permitirá medirlo.
- Formular distintas hipótesis: Explorar las causas del inconveniente y considerar diversas maneras de resolverlo, sin asumir que la tecnología es la única alternativa disponible.
- Realizar pruebas: Validar las hipótesis mediante pilotos controlados, encuestas, estudios de mercado u otros mecanismos rápidos, económicos y reversibles.
- Recopilar evidencia: Analizar información cuantitativa que permita comprobar si la alternativa evaluada puede alcanzar el resultado esperado.
- Elegir la solución: Comparar los beneficios, costos y riesgos de cada opción. Solo entonces corresponde determinar si conviene automatizar o implementar cambios en las personas, los procesos o la estructura operativa.
¿Cuáles son las preguntas clave antes de aprobar un proyecto?
De acuerdo con el especialista participante en EPGUTP Talks, cada proyecto debe comenzar con un objetivo y un indicador concreto. Por ejemplo, si una empresa busca reducir las mermas, debe conocer su nivel actual y establecer cuánto espera disminuirlo mediante la inversión propuesta. “Los proyectos que parten sin objetivos terminan brillando, pero no consiguen resultados”, sostuvo Bruno Murga durante la jornada.
Antes de aprobar un gasto en tecnología, el ejecutivo recomendó que los líderes se planteen tres preguntas fundamentales:
- ¿El problema realmente le duele al cliente?
- ¿Es posible probar la hipótesis de una manera más rápida y económica?
- ¿Qué evidencia demuestra que la solución funcionará?
La respuesta a estas interrogantes tampoco tiene que ser necesariamente tecnológica. En determinados momentos, contratar más personal, reorganizar una operación o rediseñar un proceso puede resultar más conveniente para la gestión. La automatización adquiere sentido cuando el volumen lo justifica, las alternativas manuales dejan de ser suficientes y los datos demuestran que es la mejor opción.
“Cuando automatizas después de haber entendido el dolor real, la tecnología deja de ser algo que eliges porque está de moda y se convierte en la herramienta correcta para generar valor”, afirmó Bruno Murga.
A través de las sesiones de EPGUTP Talks, la Escuela de Postgrado de la UTP busca poner a disposición de los profesionales criterios de decisión desarrollados en el entorno empresarial. En cada edición, ejecutivos de diversas industrias abordan distintos desafíos de gestión a partir de casos prácticos, incluidos sus aciertos, errores y las lecciones que pueden ser aplicadas en otras organizaciones.
